Spis treści:

• Wyzwania podczas wdrożenia systemu ERP
• Etapy wdrożenia systemu ERP w dużej firmie – co może pójść nie tak?
• Jak wdrożyć system informatyczny i uniknąć błędów? 6 przydatnych wskazówek
• Optymalizuj koszty wdrożenia systemu ERP

Wyzwania podczas wdrożenia systemu ERP

Z niewłaściwie zaimplementowanym systemem ERP mamy do czynienia wtedy, gdy korzystanie z aplikacji nie przynosi rezultatów, które zostały określone przez zamawiającego i dostawcę usługi na początku procesu wdrożenia. Może to być sytuacja, w której usługobiorca wykorzystuje możliwości systemu, jednak ma poczucie, że nie przynosi to oczekiwanych korzyści finansowych albo organizacyjnych. Jak i sytuacja, w której nie umie lub po pewnym czasie zaprzestaje użytkowania nowej technologii. Nie jest wtedy realizowana najważniejsza funkcja systemu ERP, czyli użyteczność dla pracowników.

Zmiany zawsze niosą ze sobą wyzwania, specjaliści z zakresu zarządzania wskazują na cztery główne kategorie:

1. Najczęściej pojawiającymi się barierami są te związane z ludźmi. Zachowawcze postawy, brak wiedzy i kompetencji, problemy z komunikacją, czy kłopoty w działaniu zespołu wdrożeniowego.
2. Wyzwania wynikają też z samego zarządzania wdrożeniem, wiążą się z określeniem definicji tego procesu oraz z prowadzeniem projektu implementacyjnego przez zespół kierujący przedsięwzięciem.
3. Implementacja jest testem dla zarządu przedsiębiorstwa wprowadzającego nowy system. Wymaga zaangażowania w proces wdrożenia, zrozumienia zagadnień dotyczących wprowadzanego systemu.
4. U podstaw każdej zmiany w organizacji leżą wyzwania o charakterze finansowym, jak budżet i koszty wdrożenia systemu ERP.

Wszystkie te okoliczności mogą wystąpić pojedynczo lub naraz. Nie jest to jednak powód do niepokoju i nie powinien odwodzić nas od wdrożenia systemu ERP. Wyzwania są czymś naturalnym w każdym procesie modernizacji i można je pokonać przy pomocy doświadczonych ekspertów.

Etapy wdrożenia systemu ERP w dużej firmie – co może pójść nie tak?

Kluczowymi etapami projektu informatycznego są analiza przedwdrożeniowa, konfiguracja systemu i monitoring postępów. Na każdym z nich da się skorygować popełnione wcześniej błędy, jednocześnie mając na uwadze, że można wtedy wygenerować kolejne, które mogą spowodować niepowodzenie całego projektu.

Firma doradcza McKinsey & Company wskazuje, że w trzech czwartych przypadków harmonogram wdrożenia systemu ERP nie jest realizowany, a w dwóch trzecich dochodzi do ujemnego zwrotu z inwestycji. Innymi słowy: integracje nie są ukończone na czas i przekraczają budżet, więc nie przynoszą oczekiwanych rezultatów. Jakie są przyczyny tych komplikacji? Możemy wymienić pięć najważniejszych:

1. Odmienne cele. Firma wdrażająca oprogramowanie chce zwiększać zakres, złożoność i czas trwania przedsięwzięcia, bo dzięki temu osiągnie większe przychody. Tymczasem klient pragnie jak najszybciej zakończyć prace i zacząć czerpać zyski z oprogramowania.
2. Brak doświadczenia w zarządzaniu dużymi projektami IT. Większość organizacji ma trudność w określeniu, ile kosztuje wdrożenie systemu ERP i jak długo może ono potrwać.
3. Rozległy, zintegrowany zakres funkcjonalny. W trakcie wdrożenia konieczne jest zebranie informacji na temat wielu aspektów działania przedsiębiorstwa, np. modeli operacyjnych, zarządzania danymi i sprawdzania ich poprawności. Jest to o tyle trudne, że ta wiedza będzie w pełni dostępna dopiero po zakończeniu prac. Brak aktualnych danych może powodować spowolnienie, a nawet podważenie wartości działania.
4. Brak wizji celu. Wdrożenie systemu ERP w firmie powinno być napędzane przez określony ilościowo, udokumentowany i monitorowany wzrost wartości biznesowej. Często, zamiast skupić się na nim, koncentrujemy się na doraźnych działaniach i cząstkowych sukcesach. W momentach trudnych brakuje inspiracji i wyraźnego kierunku działania.
5. Podejście kaskadowe przy realizowaniu projektu wdrożeniowego. To metoda pozbawiona elastyczności, polega na wykonywaniu zadań kolejno po sobie. To oznacza, że faktyczne efekty prac pojawią się dopiero po zakończeniu trwającej nieraz kilka lat implementacji. A gdy nie wiemy, jak wygląda i działa system – trudno jest na bieżąco wprowadzać zmiany i nowe funkcjonalności.

Jak wdrożyć system informatyczny i uniknąć błędów? 6 przydatnych wskazówek

Każdy z podmiotów, który postanowi zmodernizować swój system informatyczny, natrafi na mniejsze lub większe trudności. Ich efektem będzie dłuższa lub nieudana, a na pewno kosztowniejsza, implementacja oprogramowania. Co możesz zrobić, żeby uniknąć takiego scenariusza w swojej firmie? Skorzystaj z sześciu poniższych wskazówek:

1. Procesy i organizacja. Nałożenie nowych technologii na stare procesy z reguły ogranicza szanse na ich optymalizację. Konieczne jest zatem zmapowanie procesów funkcjonujących w firmie oraz wytypowanie i likwidacja miejsc zagrażających efektywności. System ERP TRIVA wykorzystuje technologię low-code, dzięki której nie trzeba mieć wiedzy programistycznej, aby tworzyć i modyfikować wykorzystywane w firmie procesy.
2. Infrastruktura danych i zarządzanie nimi. To od jakości danych zależy, czy prognozy rozwoju organizacji będą poprawne. Wdrożenie systemu ERP należy poprzedzić badaniem, jakie informacje są zbierane, czy są aktualne i dokładne oraz czy są przechowywane w bazach synchronizowanych w czasie rzeczywistym z wszystkimi systemami informatycznymi organizacji. Analityka biznesowa (BI) w ERP TRIVA pobiera dane z całego systemu i daje do nich dostęp już od pierwszych dni po uruchomieniu systemu.
3. Technologie planowania. Wiele programów ERP to gotowe i zamknięte systemy, dlatego dostosowanie ich do specyfiki przedsiębiorstwa bywa trudne i kosztowne. Czasami niektóre funkcjonalności nie mają zastosowania w danej organizacji. Optymalnym rozwiązaniem będą zatem „elastyczne” programy takie jak ERP TRIVA. Produkt stworzony przez Soneta sp. z.o.o zawiera zestaw obszarów tematycznych i najczęściej używanych dokumentów (np. wnioski pracownicze, wzory faktur i dokumentów magazynowych), a równocześnie pozwala na dostosowanie działania do aktualnych potrzeb firmy. Natywne mechanizmy Workflow ułatwiają integrację i automatyzację występujących w przedsiębiorstwie procesów.
4. Zdolności, nastawienie i zachowania. Jak uniknąć powrotu starych nawyków? Samo wdrożenie systemu ERP w firmie nie zagwarantuje zmiany postępowania personelu. Warto więc uwzględnić organizację szkoleń podnoszących kompetencje pracowników, dzięki czemu będą mogli pracować efektywniej. Nauczą się w pełni wykorzystywać możliwości oprogramowania oraz otrzymają wsparcie, które zwiększy motywację do pracy. Producent i Autoryzowani Partnerzy systemu ERP TRIVA zapewniają dostęp do materiałów edukacyjnych i szkolenia dla nowych użytkowników systemu.
5. Zintegrowane zarządzanie transformacją. Już na wstępnym etapie wdrożenia powinniśmy powołać grupę odpowiedzialną za zarządzanie przygotowaniem i wdrożeniem projektu. Złożoną z przedstawicieli wszystkich interesariuszy (pracowników poszczególnych działów, zarządu, działu IT, dostawcy oprogramowania), która opracuje i będzie realizować harmonogram wdrożenia systemu ERP oraz zostanie rozliczona z efektów swojej pracy.
6. Metodyka pracy. Tzw. zwinne podejście w zarządzaniu zapewnia stałe zaangażowanie wszystkich interesariuszy przez cały okres trwania projektu. Podnosi morale zespołów roboczych: dzięki częstemu dostarczaniu działających prototypów produktu każdy widzi, że jego praca przynosi efekty.

Optymalizuj koszty wdrożenia systemu ERP

Wdrożenia systemów ERP ustąpiły miejsca modniejszym tematom, jak cyfryzacja, duże zbiory danych, uczenie maszynowe i chmura. Jednak by wyzwolić pełny potencjał tych inwestycji, potrzebna jest baza, która zintegruje różne funkcje oraz ustandaryzuje procesy w różnych lokalizacjach i jednostkach biznesowych. Zapewni to jedynie system ERP. A jeśli jest to sprawdzone i wydajne rozwiązanie jak ERP TRIVA, to inwestycja przyniesie firmie maksymalne korzyści.

Jednym z najważniejszych czynników skutecznego wdrożenia systemu informatycznego w organizacji jest dobra komunikacja. Zarówno między zarządem a pracownikami, jak i pomiędzy usługobiorcą a dostawcą oprogramowania. Dzięki niej możemy zrozumiale sformułować cele i oczekiwania wobec wdrożenia. Unikniemy nieporozumień i sytuacji, w której zakończy się niepowodzeniem. Drugim wyznacznikiem sukcesu jest dobrze przygotowany projekt i program prac oraz wykonujący go zespół. Od efektów pierwszych etapów wdrożenia zależy ostateczny wynik.

Jeśli myślisz o unowocześnieniu zarządzania swoją firmą i chcesz mieć pewność, że w trakcie wdrożenia przezwyciężysz napotkane wyzwania, umów się na prezentację i zobacz, jak działa ERP TRIVA. Nasz Autoryzowany Partner pomoże zoptymalizować koszty wdrożenia, pokaże wszystkie funkcje dostępne w narzędziach ERP TRIVA i wyjaśni, dlaczego należą one do najlepszych na rynku w swojej klasie.