• Zarządzanie magazynem – wyzwania
• Dlaczego warto wdrożyć system zarządzania magazynem?
• Czym różni się system WMS od ERP?
• ERP-WMS – jakie korzyści płyną z ich integracji?
• Jak działa integracja ERP-WMS na przykładzie TRIVA?
• Efektywne zarządzanie magazynem i firmą – znasz już sposób

 

Zarządzanie magazynem – wyzwania

Czynniki, które w największym stopniu wpływają na efektywność procesów logistycznych to ludzie, czas i pieniądze. Z nich wynikają wszystkie wyzwania stojące przed przedsiębiorstwami zarządzającymi magazynowaniem. Według raportu Logistyka w Polsce (2021, Manpower, Sieć Badawcza Łukasiewicz - Instytut Logistyki i Magazynowania) należą do nich m.in.:

• brak wsparcia zarządzania magazynem przez odpowiednie programy magazynowe (uznany za problem przez 38% respondentów), co wpływa przede wszystkim na wydłużenie czasu i skomplikowanie procesu kompletacji zamówień;
• trudności z zatrudnieniem wykwalifikowanych pracowników (34% wskazań);
• generowanie wysokich kosztów (31% wskazań) związane z wynajmem powierzchni magazynowych i rosnącymi kosztami energii elektrycznej;
• problemy z zapewnieniem optymalnego przepływu towarów (28% wskazań) i wykorzystania powierzchni, dzięki czemu zajęta będzie maksymalnie duża przestrzeń, a najczęściej wykorzystywane towary będą najłatwiej dostępne.

Do tych problemów dodać możemy brak synchronizacji między programami zliczającymi stany magazynowe, a systemami sprzedażowymi. Każdy z nas zna to z doświadczenia: nieraz spotykamy się z sytuacją w sklepie czy zamawiając coś przez Internet, że wg. sprzedawcy towar znajduje się w magazynie, a nie można go znaleźć i musimy zaczekać na kolejną dostawę.

Choć wymienione wyżej problemy wydają się być zróżnicowane, można je rozwiązać jednym narzędziem – wdrażając w firmie system magazynowy WMS zintegrowany z systemem ERP.

 

Dlaczego warto wdrożyć system zarządzania magazynem?

Magazynowy system informatyczny (warehouse management system, WMS) to program komputerowy, którego zadaniem jest koordynacja procesów zachodzących w magazynie danego przedsiębiorstwa. Pozwala zintegrować działania występujące na każdym etapie pracy magazynu, od przyjęcia towaru, poprzez jego składowanie, przesunięcia, po pakowanie i wysyłkę. Programy magazynowe pozwalają zautomatyzować, ujednolicić i przyspieszyć czynności wykonywane przez pracowników. W momencie przyjęcia towaru magazynier nie będzie musiał samodzielnie szukać dla niego miejsca na regale, bo wskaże mu je program. Kompletując złożone zamówienie, otrzyma od systemu zarówno listę towarów, jak i optymalną trasę, dzięki której zaoszczędzi czas i nie wykona zbędnych ruchów. Aplikacja mobilna w telefonie lub tablecie zapewni stałą komunikację z bazą danych programu. Dzięki temu pracownicy magazynu unikną „pustych przebiegów” i „wąskich gardeł”, będą w stanie wykonać więcej zadań w tym samym czasie.

 

Czym różni się system WMS od ERP?

System magazynowy WMS zapewnia koordynację logistyki przedsiębiorstwa, a wszystko, co dzieje się przed wygenerowaniem dokumentu przyjęcia lub wydania magazynowego, odbywa się w innych programach. Zintegrowane systemy informatyczne, które umożliwiają obsługę Klienta (CRM, sprzedaż) oraz rozliczenia handlowe i finansowo-księgowe (obsługa dokumentów handlowych, księgowość) noszą nazwę systemów ERP. Bezkonkurencyjnym narzędziem tego typu jest ERP TRIVA, produkt stworzony przez producenta oprogramowania Soneta Sp. z o.o. System zawiera wszystkie obszary funkcjonalne niezbędne do pełnej obsługi sprzedażowej Klienta. Co więcej, jest to system oparty na rozwiązaniach chmurowych, a więc dostępny na każdym urządzeniu, w każdym miejscu i czasie.

Dlaczego system WMS nie zawiera w sobie funkcjonalności ERP? Głównie z powodu zróżnicowania i skomplikowania materii. Logistyka magazynowa rządzi się swoją, odrębną logiką, a obsługa sprzedaży i księgowość własną. Magazyniera nie interesuje, na jakiej podstawie wygenerowano dokument wydania magazynowego, a handlowiec nie musi posiadać wiedzy, co powinien zrobić ten pierwszy, aby można było wysłać zamówienie do Klienta. Zależy mu jedynie na tym, by wyszło ono poprawnie skompletowane i w jak najkrótszym czasie.

 

 

ERP-WMS – jakie korzyści płyną z ich integracji?

Producent oprogramowania dla firm ERP TRIVA dostrzegł problem braku istnienia jednego systemu, który zawierałby rozwiązania ERP-WMS. Integrując oba programy, stworzył narzędzie, które umożliwia wzajemną „komunikację”, czyli przekazywanie między programami danych o aktualnych stanach magazynowych, czy zamówieniach oczekujących na kompletację.

Spośród zalet integracji programów magazynowych z systemem ERP można wymienić następujące:

• Objęcie wszystkich aspektów działania przedsiębiorstwa przez spójne, zintegrowane systemy informatyczne, które ułatwiają przepływ danych między różnymi działami, umożliwiają działanie na zawsze aktualnych danych oraz dzięki spójności interfejsu, ułatwiają codzienną pracę.
• Analizę i optymalizację procesów biznesowych. Każde wdrożenie, w którym udział bierze system zarządzania magazynem i ERP, związane jest z koniecznością przeglądu funkcjonujących w firmie procedur. Polega ona na wyszukiwaniu, na podstawie danych spływających z systemu, zdarzeń zagrażających efektywności procesów biznesowych, tzw. „wąskich gardeł”. Na tej podstawie przygotowane są modyfikacje, usprawniające ergonomię działania organizacji.
• Automatyzację procesów biznesowych, która polega na wytypowaniu takich czynności wykonywanych w firmie, które mogą odbywać się w sposób automatyczny, bez konieczności angażowania pracownika. Wśród przykładów takich działań z pewnością można wymienić pobranie e-maili, wysyłkę powiadomień czy generowanie dokumentów magazynowych na podstawie zaakceptowanego zamówienia. Dzięki temu pracownicy mogą zyskać czas na wykonywanie innych obowiązków, a także nauczyć się poszukiwania i wdrażania kolejnych przykładów usprawnień na swoich stanowiskach.
• Zwiększenie potencjału obu systemów. Efekt synergii zostaje osiągnięty dzięki temu, że dane dotyczące sprzedaży, obsługi Klientów i zapotrzebowania na towary są zbierane przez zoptymalizowany system ERP. WMS pozwala natomiast efektywnie zarządzać pracą magazynu.

 

Jak działa integracja ERP-WMS na przykładzie TRIVA?

Integracja WMS i ERP TRIVA to przygotowanie mechanizmu eksportu i importu danych w każdym z nich oraz zapewnienie komunikacji, np. przez usługę sieciową (WebService) albo interfejs sieciowy (WebAPI). Każdy z systemów w określonych interwałach (np. co minutę) wysyła i pobiera dane z drugiego, dzięki czemu są one zawsze aktualne: handlowiec obsługujący system ERP TRIVA śledzi faktyczne stany magazynowe i wie, co może sprzedać oraz kiedy należy reagować na braki zatowarowania. Widząc, że jakiś towar zalega w magazynie, może wstrzymać jego kolejne dostawy albo przygotować w obszarze CRM dedykowaną mu kampanię sprzedażową.

Zintegrowane systemy informatyczne WMS i ERP TRIVA obsługują wszystkie etapy występujące w procesie magazynowania:

• przyjęcie towaru,
• magazynowanie,
• kompletacja,
• wydanie,
• uzupełnianie stanów magazynowych,
• inwentaryzacja,
• śledzenie partii.

 

Efektywne zarządzanie magazynem i firmą – znasz już sposób

Trudno zaprzeczyć stwierdzeniu, że rozwój branży logistycznej będzie przyspieszał w kolejnych latach. Pandemia koronawirusa i następujący po niej okres pokazały, że nie tylko konieczność, ale przede wszystkim wygoda powodują, że Klienci korzystają ze sklepów internetowych. Równocześnie, gdy brakowało podstawowych artykułów konsumpcyjnych, mogliśmy zaobserwować jak kruche są długie łańcuchy logistyczne. Na osłabienie ich stabilności miały także wpływ Brexit i wojna w Ukrainie. Wszystkie te czynniki wymuszają nakłady na systemy magazynowe, a te z kolei wymagają inwestycji w oprogramowanie umożliwiające sprawne zarządzanie magazynem. Ono natomiast osiągnie pełną wydajność we współpracy z systemem ERP. Sprawne działanie przedsiębiorstwa jest z kolei szansą na zwiększenie zysków, przy jednoczesnym obniżeniu kosztów funkcjonowania.

Żeby wdrożyć w swojej firmie zintegrowany system ERP TRIVA oraz system zarządzania magazynem, zacznij od umówienia się na prezentację. Nasz Autoryzowany Partner pokaże Ci wszystkie funkcje dostępne w narzędziach ERP TRIVA i wyjaśni, dlaczego należą one do najlepszych na rynku w swojej klasie.