Z tego artykułu dowiesz się:

• Jakie są zasady rozliczania przejazdów samochodem prywatnym w celach służbowych?
• Czy istnieją zasady rozliczania przejazdów służbowych prywatnym samochodem elektrycznym?
• Rozliczenie samochodów elektrycznych – planowane zmiany w przepisach
• Jak usprawnić rozliczenie podróży służbowych w przedsiębiorstwie?

 

Jakie są zasady rozliczania przejazdów samochodem prywatnym w celach służbowych?

W firmach zdarzają się sytuacje, kiedy podczas wykonywania zadań służbowych pracownicy korzystają ze swoich prywatnych samochodów. W takim wypadku, zgodnie z prawem (art. 775 ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy), pracodawca ma obowiązek pokrycia kosztów.

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Rozliczanie przejazdów tradycyjnymi pojazdami o napędzie silnikowym nie budzi wątpliwości, ponieważ odbywa się na podstawie przepisów zawartych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

• 1. 1. Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej "pojazdami do celów służbowych", następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.
• 4. 1. Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu, o której mowa w § 2, i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, o którym mowa w § 3, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.

Oznacza to przede wszystkim, że zasady zwrotu kosztów pracownikowi za korzystanie z prywatnego środka transportu musi regulować umowa cywilnoprawna zawarta pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.

Ponadto zwrot kosztów użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych następuje w formie ryczałtu albo w formie tzw. kilometrówki.

 

Czy istnieją zasady rozliczania przejazdów służbowych prywatnym samochodem elektrycznym?

W świetle obecnie obowiązujących przepisów prawa rozliczanie przejazdów służbowych prywatnym samochodem może stanowić problem. Powodem jest brak odpowiednich zapisów, które regulowałyby kwestię zwrotu pracownikom kosztów używania do celów służbowych prywatnych samochodów z napędem elektrycznym bądź hybrydowym. Ten sam problem dotyczy także modeli napędzanych za pomocą wodoru lub innych alternatywnych źródeł energii.

Brak konkretnych zapisów powoduje, że wiele firm ma wątpliwości odnośnie przysługującemu pracownikowi zwrotu z tytułu używania elektrycznego samochodu do celów służbowych. Jedyną opcją jest odwołanie się do aktualnej praktyki, wynikającej ze sposobu, w jaki organy administracji państwowej interpretują istniejące przepisy.

Jeśli bowiem pracodawca jest zobowiązany do zwrotu pracownikowi kosztów używania samochodu prywatnego na potrzeby służbowe, to w przypadku samochodów elektrycznych dopuszczalne wydaje się rozliczenie oparte na Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów, motocykli oraz motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2023 r. poz. 5).

Na tej podstawie rekomendowanym rozwiązaniem jest zastosowanie przez pracodawcę stawki za kilometr przebiegu, odpowiedniej dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³.

Dopuszczalną opcją jest także zawarcie umowy określającej ryczałt za wykorzystanie elektrycznego samochodu do celów zawodowych.

Za takim sposobem rozliczenia przejazdów służbowych prywatnym samochodem elektrycznym przemawiają dotychczasowe interpretacje indywidualne w tym zakresie, w których organy przyjmowały stawki dla samochodów elektrycznych takie, jak w przypadku stawek dla samochodów spalinowych o najniższej pojemności silnika.

Przykładowo, w interpretacji z 21 lutego 2022 roku (sygnatura 0113-KDIPT2-3.4011.606.2021.2.ID), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że:

„(…) w przypadku zwrotu kosztów przejazdu z tytułu odbycia podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym o napędzie elektrycznym nie ma zastosowania limit w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r.

Zatem, wypłacany (...) pracownikowi zwrot kosztów przejazdu w podróży służbowej (krajowej lub zagranicznej) prywatnym samochodem osobowym o napędzie elektrycznym w całości korzysta ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy PIT (nie jest ograniczony limitem)”.

Oznacza to, że:

• w przypadku zwrotu kosztów przejazdu z tytułu odbycia podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym o elektrycznym napędzie nie ma zastosowania kilometrówka,

dlatego:

• zwrot kosztów przejazdu w całości korzysta ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy PIT (nie jest ograniczony limitem).

 

Podsumowując: do momentu wprowadzenia regulacji dedykowanych dla samochodów elektrycznych, w przypadku zwrotu przez pracodawcę kosztów używania elektrycznych samochodów pracownikowi konieczne jest posiłkowanie się rozwiązaniami dla samochodów spalinowych o najmniejszej pojemności skokowej.

 

Rozliczenie samochodów elektrycznych – planowane zmiany w przepisach

Od 2022 roku prowadzone są prace nad zmianą ustawy o transporcie drogowym, wprowadzające możliwość zwrotu pracownikom kosztów używania do celów służbowych między innymi prywatnych samochodów z napędem elektrycznym.

Nadzwyczajna senacka komisja ds. klimatu przygotowała inicjatywę ustawodawczą, która ma umożliwić rozliczanie w delegacjach służbowych kosztów wykorzystania prywatnych samochodów elektrycznych.

Art. 1 projektu nowelizacji zakłada, że "na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane, do celów służbowych, samochody osobowe, w tym stanowiące pojazd elektryczny w rozumieniu art. 2 pkt. 12 ustawy z 11 stycznia 2018 roku o elektromobilności i paliwach alternatywnych lub pojazd napędzany wodorem w rozumieniu art. 2 pkt 15 tej ustawy, motocykle i motorowery, niebędące własnością pracodawcy".

8 marca 2023 r. podczas 60. posiedzenia Senatu Izba zdecydowała o wniesieniu do Sejmu projektu ustawy o zmianie ustawy o transporcie drogowym, który umożliwia zwrot pracownikom kosztów używania do celów służbowych prywatnych samochodów elektrycznych, hybrydowych i napędzanych wodorem. Projekt ten przewiduje zmianę Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Ma ona polegać na uzależnieniu wysokości stawek kosztów używania samochodów do celów służbowych – tzw. kilometrówki – od mocy silnika. Projekt miał następnie trafić do Sejmu.

Przyjęte przez drugą izbę projekty ustaw muszą być następnie uchwalone przez Sejm, po czym wracają do Senatu, zgodnie z normalną procedurą parlamentarną.

 

TRIVA - kokpit ewidencji księgowej pojazdów

 

Jak usprawnić rozliczenie podróży służbowych w przedsiębiorstwie?

Rozliczanie samochodów w przedsiębiorstwie jest niemałym wyzwaniem zwłaszcza w przypadku, gdy konieczne jest rozliczenie dużej floty. Usprawnienie działań w zakresie wszystkich procesów z tym związanych jest niezbędne z wielu względów.

Systemy informatyczne klasy ERP, jak TRIVA, automatyzują wiele działań, umożliwiając optymalizację kosztów i eliminację błędów wynikających z czynnika ludzkiego.

• Moduł Flota TRIVA pozwala na obsłużenie wszystkich procesów biznesowych realizowanych w związku z posiadanymi pojazdami i ich eksploatacją.
• Powiązanie modułu Flota z modułem Księgowość sprawia, że można w łatwy sposób prowadzić księgową ewidencję przebiegów pojazdów.
• System ERP przypomina o konieczności opłacenia polis ubezpieczeniowych oraz wykonaniu przeglądów technicznych.
• Za pomocą TRIVA można wygodnie przeglądać, filtrować i sortować dane dotyczące pojazdów.
• System umożliwia rezerwację pojazdów i organizację przejazdów.
• Dzięki modułowi Flota można w prosty sposób sprawdzać wszystkie zdarzenia powiązane z pojazdami floty, a także zgłaszać szkody i mandaty.

Wdrożenie modułu Flota TRIVA oznacza:

• szybkie i wygodne rozliczanie tras i dokumentów,
• optymalizację kosztów,
• eliminację błędów.

 

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat możliwości jakie daje system TRIVA ERP: Umów się na bezpłatną prezentację.