Biała lista, co to jest?

Ustawą z dnia 12 kwietnia 2019 roku szef Krajowej Administracji Skarbowej udostępnił wykaz podatników VAT potocznie zwany Białą Listą. Wykaz ten ma być narzędziem do weryfikacji czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT oraz czy podawany przez niego rachunek bankowy widnieje we wspomnianym wykazie. Weryfikacja może być dokonana na wybrany dzień, przypadający jednak nie wcześniej niż do 5 lat wstecz.

Konsekwencje niedostosowania się do przepisów prawa 

Zgodnie z nowelizacją ustawy o PIT/CIT z 1 stycznia 2002 roku zapłata należności wynikających z otrzymanej faktury zakupu od czynnego podatnika VAT, transakcji na kwotę powyżej 15000 zł na inny rachunek niż zamieszczony na białej liście lub też bez uwzględnienia podzielonej płatności powoduje nałożenie na podatnika sankcji jeśli nie dostosuje się do przepisów. Konsekwencje są niebagatelne. 

1. Podatnik nie będzie miał możliwości zaliczenia wydatku, który został zapłacony na rachunek spoza wykazu do kosztów uzyskania przychodów. 
2. Podatnik może ponieść ryzyko odpowiedzialności solidarnej ze swoim kontrahentem. 
3. Organ podatkowy może nałożyć na nabywcę także dodatkowe zobowiązanie w wysokości 30% wartości VAT wskazanego na fakturze. 
4. Podatnik, który nie zapłacił za fakturę z zastosowaniem podzielonej płatności może zostać ukarany grzywną karno-skarbową.

W odpowiedzi na wprowadzone zmiany przygotowaliśmy w systemie TRIVA dla naszych Klientów mechanizmy umożliwiające komunikację online z wykazem podatników VAT. W ramach tej komunikacji następuje weryfikacja statusu VAT kontrahenta i jego rachunków bankowych. 

Sprawdzanie statusu i rachunku kontrahenta

Na liście kontrahentów mamy dostęp do czynności weryfikujących i pobierających informacje z bazy Ministerstwa Finansów oraz Głównego Urzędu Statystycznego. Dodatkowo dostępne są mechanizmy weryfikujące poprawność rachunków bankowych podczas przygotowywania i eksportu przelewów. Mechanizmy dostępne są zarówno jako działające w tle, jak inicjowane przez użytkownika. 

Weryfikacja kontrahenta - czynności weryfikujące

Możemy zweryfikować naszego kontrahenta zgodnie z aktualną datą lub na dowolny wskazany dzień.Co jest istotne nawet wg ustawy możemy sprawdzić to do 5 lat wstecz. System poinformuje nas o dostępnych rachunkach bankowych, które w ten sposób możemy dodać do jego kartoteki.

Dodatkowo mamy możliwość sprawdzenia statusu w bazie VIES, czyli bazie danych numerów identyfikacji podatkowej VAT w innym państwie wspólnotowym. System poinformuje nas o ilości zweryfikowanych kontrahentów. Informacje o rezultacie weryfikacji możemy zobaczyć wprost na kafelku status kontrahenta bez konieczności wchodzenia do kartoteki kontrahenta. 

Każdorazowo zapisywana jest historia weryfikacji zarówno statusu w bazie MF jak w bazie VIES.

Pobieranie danych kontrahenta z GUS

Możemy pobrać dostępne aktualne dane kontrahenta z głównego Urzędu Statystycznego. System zaktualizuje wszystkie informacje na kartotece kontrahenta. 

Analogicznie możemy pobrać dane o symbolach PKD kontrahenta z GUS i zapisać w sekcji GUS na kartotece kontrahenta.. 

W konfiguracji mamy możliwości ustawienia liczby dni po których wymagana będzie ponowna weryfikacja statusu kontrahenta. 

API i plik płaski. Weryfikacja statusu VAT

Oprócz weryfikatorów na liście kontrahentów, na liście przelewów mamy dostępny inteligentny mechanizm weryfikacji statusu VAT i konta bankowy kontrahenta, który działa w tle podczas eksportu przelewów do serwisu bankowego.Jednocześnie dla wybranych, jeszcze przed eksportem, przelewów można dokonać weryfikacji.

Weryfikacja może się odbyć w oparciu o serwis API bądź plik płaski. Każda z tych metod może być w konfiguracji systemu TRIVA ustawiona jako domyślna, w zależności od preferencji użytkownika.

Automatyzacja weryfikacji statusu VAT oraz rachunków bankowych

W systemie TRIVA w pełni zautomatyzować proces weryfikacji statusu VAT oraz rachunków bankowych kontrahentów, by w określonym czasie i cyklu pobrać informacje na temat statusu kontrahenta w bazie Ministerstwa Finansów lub w bazie VIES bez ingerencji użytkownika, a jeśli do weryfikacji chcemy wykorzystać plik płaski możemy zautomatyzować pobieranie pliku i weryfikację kontrahentów w oparciu o dane zawarte w pobranym pliku.