Problem: chaos w arkuszu kalkulacyjnym 

Zanim przejdziemy do rozwiązania, zdiagnozujmy krótko główne problemy z Excelem, które bezpośrednio zagrażają finansom projektu. 

• Brak jednego źródła prawdy: finanse pracują na danych z księgowości, zakupy na zamówieniach, a kierownik projektu na swoim harmonogramie. Te światy nie widzą się nawzajem, a budżet w Excelu jest tylko ich nieaktualnym, ręcznie klejonym cieniem.  

• Dane historyczne, a nie bieżące: budżet jest aktualizowany z opóźnieniem – po zaksięgowaniu faktur. Oznacza to, że patrzysz w lusterko wsteczne, a nie na drogę przed sobą. Nie widzisz kosztów, które już zostały "zamrożone" przez złożone zamówienia.  

• Iluzja kontroli: pliki Budżet_FINAL_v3_popr_AK.xlsx mnożą się w skrzynkach mailowych, przez co ryzyko wycieku wrażliwych danych jest ogromne. Zlokalizowanie błędu w formule graniczy z cudem.  

 

Rozwiązanie: budżetowanie projektu "Nowa linia montażowa" w systemie TRIVA 

Wyobraźmy sobie strategiczny projekt w firmie produkcyjnej: "uruchomienie nowej linii montażowej". Budżet opiewa na 2 000 000 zł, a czas realizacji to 12 miesięcy. Zobaczmy, jak podejdą do tego kluczowe osoby w organizacji, korzystające z systemu ERP TRIVA. 

 

Krok 1: Tworzenie elastycznego budżetu 

Niektóre systemy wymuszają jeden model pracy. TRIVA łączy dyscyplinę struktury z elastycznością, pozwalając na jednoczesne stosowanie różnych podejść do budżetowania w jednym miejscu. 

• Podejście odgórne (top-down): CFO, zgodnie ze strategią zarządu, alokuje w systemie główne pule budżetowe: 1 200 000 zł na zakup maszyn i urządzeń, 500 000 zł na prace adaptacyjne i 300 000 zł na szkolenia i certyfikację. 

• Podejście oddolne (bottom-up): kierownik projektu, widząc w systemie te ramy, deleguje zadanie uszczegółowienia budżetu. Kierownik działu technicznego wprowadza kosztorys prac adaptacyjnych (np. "instalacja elektryczna" – 80 000 zł, "system wentylacji" – 120 000 zł). Dział HR planuje koszty konkretnych szkoleń. Wszystkie te szczegółowe pozycje są automatycznie agregowane w górę, dając CFO pełny obraz bez konieczności ręcznego sumowania. 

 

Krok 2: Monitorowanie w czasie rzeczywistym – unikalny mechanizm kontroli TRIVA 

Na tym etapie TRIVA deklasuje nie tylko Excela, ale i wiele innych systemów ERP. Kontrola kosztu nie zaczyna się w momencie otrzymania faktury. Zaczyna się znacznie wcześniej. 

Załóżmy, że dział zakupów chce zamówić główną maszynę montażową za 950 000 zł. 

1. Zapotrzebowanie: inżynier projektu tworzy w systemie TRIVA zapotrzebowanie na maszynę. Już na tym etapie kierownik projektu widzi "oflagowane" środki. 

1. Zaangażowanie: po akceptacji zapotrzebowania, dział zakupów tworzy zamówienie do dostawcy. W momencie jego zatwierdzenia, TRIVA automatycznie angażuje 950 000 zł w budżecie w pozycji "Maszyny i urządzenia". 

1. Wykonanie: Faktura na 950 000 zł, która przyjdzie za miesiąc lub dwa, jest już tylko formalnym potwierdzeniem kosztu, który CFO i Kierownik Projektu widzieli w systemie od dawna. 

 

Co to oznacza w praktyce? CFO, patrząc na budżet, nie widzi historycznej wartości "wydano 0 zł", ale realny obraz: 

• Plan: 1 200 000 zł 

• Zaangażowanie: 950 000 zł 

• Wykonanie: 0 zł 

• Dostępne środki: 250 000 zł 

Dzięki temu wie, że realnie do dyspozycji na pozostałe maszyny zostało tylko 250 000 zł, a nie 1 200 000 zł. To jest proaktywne zarządzanie płynnością, a nie historyczna sprawozdawczość. 

 

Krok 3: Analiza scenariuszy i zarządzanie ryzykiem 

A co, jeśli kurs euro wzrośnie i maszyna będzie droższa? TRIVA pozwala na tworzenie i porównywanie wariantów budżetu. Obok planu bazowego, CFO może stworzyć "wariant pesymistyczny" z wyższym kursem walut i "wariant optymistyczny". System na bieżąco pokazuje odchylenia realizacji od każdego z tych scenariuszy, co pozwala na znacznie lepsze przygotowanie na ryzyka.  

 

Efekt: bezpieczeństwo i współpraca bez chaosu 

Zintegrowany system rozwiązuje problem kontroli dostępu. W TRIVA każda rola ma swoje uprawnienia:  

• CFO: widzi wszystkie projekty, może zatwierdzać przekroczenia budżetu i tworzyć nowe warianty.  

• Kierownik projektu: zarządza budżetem swojego projektu, akceptuje zapotrzebowanie i analizuje wskaźniki rentowności (np. CPI).  

• Pracownik działu zakupów: widzi tylko te pozycje budżetowe, do których może przypisać zamówienie. Nie ma wglądu w całość finansów projektu.  

To bezpieczne delegowanie odpowiedzialności przy zachowaniu pełnego centralnego nadzoru. 

 

TRIVA – przewaga, której potrzebuje Twój biznes 

Przejście z Excela na zintegrowany system ERP to konieczność. Ale wybór odpowiedniego systemu to strategiczna decyzja. Siła TRIVA nie polega na tym, że jest systemem ERP, ale na tym, jak realizuje kluczowe procesy, dając unikalne korzyści: 

• Proaktywna kontrola zobowiązań: dzięki wieloetapowemu mechanizmowi (zapotrzebowanie -> zaangażowanie -> faktura) widzisz przyszłe wypływy gotówki, a nie tylko zaksięgowane koszty. To klucz do realnego zarządzania płynnością. 

• Prawdziwie jedno źródło prawdy: integracja zakupów, księgowości i controllingu projektu w jednym systemie eliminuje ręczne uzgadnianie danych i daje pewność, że wszyscy opierają decyzje na tych samych, aktualnych informacjach. 

• Elastyczność połączona z dyscypliną: system wspiera zarówno odgórne planowanie strategiczne, jak i oddolne, szczegółowe kosztorysy, łącząc je w spójną, kontrolowaną całość. 

Każdy dzień pracy na rozproszonych arkuszach to ryzyko i utracone szanse. Czas dokonać wyboru, który realnie zabezpieczy rentowność Twoich projektów. 

Chcesz zobaczyć, jak proaktywna kontrola budżetu działa na żywo w systemie TRIVA? Skontaktuj się z nami. Pokażemy, jak odzyskać pełną kontrolę nad finansami Twoich projektów. 
 
Tekst powstał we współpracy z Autoryzowanym Partnerem TRIVA, firmą Initius: https://initius.pl/