Workflow, który eliminuje biurokrację i przywraca fokus na sprzedaż

Gdy system prowadzi zamiast blokować

W średnich i dużych przedsiębiorstwach handlowcy spędzają nawet połowę dnia roboczego nie na sprzedaży, ale na administrowaniu danymi w systemie. Przeklikują zakładki, zastanawiają się, które pola są obowiązkowe, a które opcjonalne, oraz martwią, czy po zapisaniu dokumentu odpowiednie osoby w organizacji zostaną o tym poinformowane i podejmą właściwe kroki.

To nie jest kwestia kompetencji zespołu – to problem architektury systemowej, która zmusza użytkowników do nawigacji w gąszczu opcji zamiast prowadzić ich przez logiczny, uporządkowany proces.

Kokpit do zarządzania szansami sprzedaży

TRIVA ERP rozwiązuje ten problem poprzez interfejs kokpitów oraz warstwę workflow, która łączy trzy kluczowe elementy:

inteligentne kreatory prowadzące użytkownika krok po kroku,

automatyczne procesy biznesowe pilnujące standardów obsługi,

analityczne kokpity pokazujące, gdzie procesy spowalniają lub zatrzymują się całkowicie.

Problem: złożoność systemowa zabija produktywność

Wyobraźmy sobie hipotetyczną sytuację: handlowiec w firmie produkcyjnej otrzymuje zapytanie ofertowe od klienta. Wie, że musi wprowadzić szansę sprzedaży do systemu, ale przed nim otwiera się formularz z kilkunastoma zakładkami – od danych kontaktowych, przez parametry techniczne, harmonogram realizacji, warunki płatności, aż po dokumentację projektową.

Ma wątpliwości, które pola są kluczowe na tym etapie, a które można uzupełnić później oraz czy po zapisaniu dokumentu system automatycznie powiadomi technologa o konieczności wyceny, czy może powinien wysłać maila ręcznie. Efekt? Zamiast skupić się na rozmowie z klientem i doprecyzowaniu jego potrzeb, poświęca czas na rozszyfrowywanie logiki systemowej.

To właśnie nazywamy obciążeniem administracyjnym – warstwą niepotrzebnej złożoności, która odsuwa pracowników od ich faktycznych zadań. W organizacjach, gdzie takie sytuacje są codziennością, obserwujemy trzy charakterystyczne symptomy:

Film - Poznaj workflow, który usuwa biurokrację

Opóźnienia w komunikacji – dokumenty "gubią się" między działami, bo brakuje jasnych reguł przekazywania odpowiedzialności. Handlowiec wprowadził dane, ale nikt nie wie, że kosztorys czeka na wycenę.
Błędy wynikające z braku prowadzenia – użytkownicy pomijają krytyczne pola, bo w natłoku opcji nie są w stanie określić, co jest niezbędne. Dopiero na dalszych etapach procesu okazuje się, że brakuje kluczowej informacji.
Nieefektywne wykorzystanie czasu ekspertów – specjaliści zamiast realizować swoją kluczową pracę, odpowiadają na pytania: "gdzie teraz jest ten dokument?", "kto powinien to zaakceptować?", "dlaczego proces się zatrzymał?".

Rozwiązanie: trzy warstwy inteligentnego workflow

TRIVA podchodzi do tego problemu systemowo, implementując trzy współpracujące ze sobą mechanizmy, które przekształcają chaotyczny obieg informacji w przewidywalny, kontrolowany proces.

1. Kreator procesów:system prowadzi użytkownika zamiast go przytłaczać

Pierwszym elementem są kreatory (ang. wizard), które pełnią funkcję asystenta prowadzącego użytkownika przez proces krok po kroku. Zamiast wyświetlać wszystkie zakładki i pola jednocześnie, system pokazuje tylko te dane, które są niezbędne na aktualnym etapie.

W praktyce może to wyglądać następująco: handlowiec rozpoczyna wprowadzanie szansy sprzedaży i widzi pierwszy ekran z podstawowymi danymi – nazwą klienta, datą kontaktu, źródłem informacji. Dopiero po ich uzupełnieniu system przechodzi do kolejnego kroku, na przykład specyfikacji produktowej. Na tym etapie pojawiają się tylko pola związane z parametrami technicznymi zamówienia. Następnie – warunki handlowe, dalej – harmonogram realizacji.

Ten sposób prowadzenia ma kilka istotnych zalet:

Eliminacja pomyłek – użytkownik nie może przejść dalej, jeśli nie uzupełni kluczowych informacji. System blokuje możliwość zapisu niekompletnego dokumentu.

Przejrzystość procesu – użytkownik widzi, ile kroków przed nim i czuje kontrolę nad sytuacją. Nie musi domyślać się, co jeszcze należy zrobić.

Redukcja czasu wprowadzania danych – zamiast szukać właściwych zakładek i pól w rozbudowanym formularzu, użytkownik po prostu odpowiada na pytania zadawane przez system.

Podobne podejście znamy z artykułu „Potęga standardu TRIVA: gdy lista płac przestaje być mozaiką wielu okien", gdzie kreatory pozwalają kadrowym na błyskawiczne wprowadzenie danych wynagrodzeń bez przełączania się między wieloma modułami.

Kokpit z kreatorem prowadzącym przez wprowadzanie szansy sprzedaży krok po kroku

2. Automatyczne ścieżki procesowe:system sam pilnuje standardów

Drugi element to automatyczne procesy biznesowe, które po uzupełnieniu danych przez użytkownika podpowiadają gotowe ścieżki dalszego postępowania.

Wracając do przykładu z wprowadzaniem szansy sprzedaży – po zakończeniu pracy z kreatorem handlowiec widzi kilka opcji:

Generowanie oferty bez akceptacji – gdy parametry mieszczą się w standardowych warunkach handlowych i nie wymagają dodatkowych uzgodnień.

Przekazanie do technologa – gdy produkt wymaga indywidualnego kosztorysu lub konsultacji parametrów technicznych.

Skierowanie do akceptacji kierownika – gdy wartość transakcji przekracza limit decyzyjny handlowca.

Odrzucenie szansy – gdy po weryfikacji okazuje się, że klient nie odpowiada na próby kontaktu.

Kluczowe jest to, że system nie pozwala na dowolność – każda ścieżka jest zdefiniowana jako standard obsługi danego typu transakcji. Handlowiec nie musi pamiętać procedur, nie musi wysyłać ręcznych powiadomień ani domyślać się, kogo powinien poinformować. System sam kieruje zadanie do właściwej osoby.

Dla organizacji oznacza to:

Standaryzację obsługi – niezależnie od tego, który handlowiec prowadzi sprawę, proces przebiega według tych samych reguł.

Eliminację martwych punktów – każde zadanie ma przypisaną odpowiedzialną osobę i widoczny termin. Nic nie "zawiesza się w próżni".

Przejrzystość dla zarządu – kierownictwo w każdej chwili widzi, ile procesów jest w toku, na jakich etapach i kto jest odpowiedzialny za kolejny krok.

Kokpit z wyborem ścieżek workflow po uzupełnieniu danych przez handlowca

3. Edytor procesów:Low-Codedla biznesu

Za tym, co użytkownik widzi jako płynny przepływ zadań, stoi trzeci kluczowy element – edytor procesów. To narzędzie typu Low-Code, które pozwala definiować, modyfikować i optymalizować schematy workflow bez angażowania działu IT.

Edytor działa metodą "przeciągnij i upuść". Można w nim tworzyć zarówno proste sekwencje zadań (np. wprowadzenie danych → akceptacja przełożonego → zapis), jak i zaawansowane schematy z rozgałęzieniami, warunkami, podprocesami i automatycznymi akcjami systemowymi.

Sytuacja mogłaby wyglądać jak w poniższym przykładzie.

Dyrektor operacyjny zauważa, że proces akceptacji budżetów wydłuża się, bo każda pozycja powyżej 10 000 PLN musi przejść przez cztery poziomy autoryzacji. Po analizie okazuje się, że większość tych akceptacji to formalność – realizowane są projekty zaplanowane w strategii rocznej. Dyrektor decyduje się zmodyfikować proces: pozycje zgodne z planem rocznym otrzymują automatyczną akceptację, a wielopoziomowa ścieżka zostaje uruchomiona tylko dla wydatków nieplanowanych.

W tradycyjnym systemie ERP taka zmiana wymagałaby zgłoszenia do dostawcy, oczekiwania na wycenę, harmonogram wdrożenia i wsparcie konsultanta. W TRIVA dyrektor operacyjny lub osoba z zespołu procesowego otwiera edytor procesów, dodaje warunek logiczny ("jeśli pozycja budżetowa zgodna z planem → automatyczna akceptacja, w przeciwnym razie → ścieżka standardowa") i publikuje zmieniony proces. Cała operacja zajmuje chwilę.

To podejście daje organizacji dwie kluczowe wartości:

Zwinność operacyjną – możliwość błyskawicznej adaptacji procesów do zmieniających się wymogów biznesowych lub regulacyjnych.

Niezależność od dostawcy usług wdrożeniowych – organizacja nie jest zakładnikiem grafiku wsparcia zewnętrznego i może samodzielnie modyfikować procesy zgodnie z własnymi priorytetami.

Edytor procesów z wizualnym schematem workflow

Więcej o filozofii Low-Code w TRIVA można przeczytać w artykule „Low-code w akcji: jak TRIVA zamienia wysyłanie faktur do KSeF w naturalny przepływ pracy", gdzie opisujemy, jak ta technologia pozwala dopasować system do wymogów Krajowego Systemu e-Faktur bez długich cykli wdrożeniowych.

Kokpity wspomagające zarządzanie: wgląd w tempo procesów

Workflow w TRIVA to nie tylko narzędzie dla operatorów – to także potężne źródło danych zarządczych. System dostarcza dwa typy kokpitów, które dają perspektywę na przebieg procesów w organizacji.

Kokpit operacyjny: zarządzanie zadaniami

Pierwszy typ to kokpit dla indywidualnych użytkowników – osoby odpowiedzialnej za realizację zadań w ramach workflow. Dzieli się na dwie części:

Sekcja zarządcza (górna) – obejmuje procesy w całej firmie i umożliwia podjęcie decyzji operacyjnych, takich jak ręczne uruchomienie procesu, przekazanie zadania do zastępcy (gdy osoba idzie na urlop lub jest przeciążona innymi obowiązkami) albo przejęcie zadania od innego operatora.

Sekcja zadaniowa (dolna) – wyświetla listę wszystkich procesów, w których użytkownik uczestniczy. Każde zadanie ma widoczny etap procesu, termin realizacji oraz osobę, która zainicjowała workflow.

Jeśli użytkownik chce sprawdzić szczegółowy przebieg procesu, wystarczy jedno kliknięcie – system wyświetla diagram z zaznaczeniem aktualnej pozycji i historią wszystkich dotychczasowych kroków.

To rozwiązanie sprawdza się szczególnie w sytuacjach, gdy procesy trwają dłużej niż jeden dzień i angażują wiele osób. Zamiast bombardować współpracowników pytaniami "co z tą ofertą?", "kto teraz ma dokument?", każdy może samodzielnie sprawdzić status w systemie.

Kokpit operacyjny workflow z sekcją zarządczą (góra) i listą zadań użytkownika (dół)

Kokpit analityczny: perspektywa całej organizacji

Drugi typ to kokpit dla zarządu lub osób odpowiedzialnych za optymalizację procesów. Oferuje perspektywę całościową – pokazuje, jak działają wszystkie przepływy w firmie.

Przykładowe wizualizacje obejmują:

Czas trwania procesów – średni czas od inicjacji do zamknięcia dla różnych typów workflow (np. obsługa zapytania ofertowego vs. akceptacja budżetu inwestycyjnego).

Wąskie gardła – etapy, na których procesy najczęściej się zatrzymują lub wydłużają. To może być konkretny poziom akceptacji, oczekiwanie na dane od zewnętrznego dostawcy lub etap wymagający weryfikacji merytorycznej.

Obciążenie operatorów – liczba zadań przypisanych do poszczególnych osób lub działów. Jeśli jeden operator ma 40 otwartych zadań, a pozostali po 10, to sygnał do redystrybucji obowiązków.

Potencjał automatyzacji – identyfikacja etapów, które są powtarzalne, nie wymagają decyzji merytorycznej i mogą zostać w pełni zautomatyzowane (np. automatyczne powiadomienia, generowanie dokumentów, aktualizacja statusów).

Podobne podejście do analityki opisujemy w artykule „Synergia BI z Kokpitami TRIVA: Gdy dane zaczynają mówić twoim językiem", gdzie pokazujemy, jak połączenie warstwy BI z operacyjnymi danymi workflow pozwala na podejmowanie decyzji opartych na faktach, a nie na wrażeniach.

Kokpit analityczny workflow z wizualizacjami czasu trwania procesów

Korzyści: od opóźnień do przewidywalności

Implementacja workflow w TRIVA przynosi wymierne efekty w trzech kluczowych obszarach:

1. Dla zespołów operacyjnych:mniej administracji, więcej pracy merytorycznej

Handlowcy, technolodzy, osoby z działu zakupów czy księgowości – wszyscy, którzy na co dzień wprowadzają dane i realizują zadania w systemie – odzyskują czas. Zamiast przeklikiwać zakładki i zastanawiać się nad procedurami, wykonują swoją właściwą pracę. System prowadzi ich przez proces, pilnuje kompletności danych i automatycznie przekazuje zadanie dalej.

Efekt? Skrócenie czasu obsługi pojedynczej transakcji oraz eliminacja frustracji wynikającej z nieprzejrzystości systemu.

2. Dla zarządzających:wgląd w tempo i przejrzystość procesów

Kierownicy działów i zarząd otrzymują narzędzie do monitorowania, jak organizacja pracuje. Widoczne stają się miejsca, gdzie procesy spowalniają – czy to ze względu na przeciążenie konkretnej osoby, nieefektywny schemat akceptacji, czy brak automatyzacji prostych, powtarzalnych kroków.

To pozwala podejmować decyzje oparte na danych: zmienić obieg dokumentów, przenieść obowiązki między zespołami lub zautomatyzować etapy, które nie wymagają ludzkiej interwencji.

3. Dla całej organizacji:standaryzacja i skalowalność

Najważniejszym efektem długoterminowym jest standaryzacja – każdy typ transakcji (szansa sprzedaży, zamówienie zakupu, akceptacja budżetu, rozliczenie projektu) przebiega według zdefiniowanego schematu. Niezależnie od tego, kto inicjuje proces i kto go realizuje, przebieg jest identyczny.

To ma fundamentalne znaczenie przy skalowaniu działalności. Gdy firma rośnie, zatrudnia nowych pracowników i otwiera oddziały, nie może polegać na "wiedzy w głowach" doświadczonych operatorów. Musi mieć procesy wbudowane w system – tak, aby każdy nowy pracownik od pierwszego dnia wiedział, jak obsługiwać kluczowe operacje biznesowe.

Wdrożenie Workflow w TRIVA: od analizy do automatyzacji

Implementacja workflow w TRIVA powinna przebiegać w kilku etapach:

Mapowanie procesów– identyfikacja kluczowych przepływów w organizacji (sprzedaż, zakupy, finanse, produkcja) i określenie, które z nich mają największy wpływ na efektywność operacyjną.
Projektowanie schematów– stworzenie wizualnych diagramówworkflow z uwzględnieniem kroków, odpowiedzialnych osób, terminów realizacji i warunków przejścia między etapami.
Konfiguracja kreatorów– zdefiniowanie, jakie dane muszą być uzupełnione na poszczególnych etapach procesu i w jakiej kolejności powinny być prezentowane użytkownikom.
Testowanie i iteracja– przepuszczenie testowych przypadków przez zaprojektowane procesy, identyfikacja miejsc wymagających doprecyzowania i optymalizacja schematów.
Wdrożenie i szkolenia– uruchomienie procesów produkcyjnych i przeszkolenie użytkowników z nowych sposobów pracy.
Ciągła optymalizacja– analiza danych z kokpitów zarządczych, identyfikacja wąskich gardeł i dalsze doskonalenie procesów.

Dzięki technologii Low-Code kroki 2-4 mogą być realizowane samodzielnie przez organizację, co znacząco skraca czas wdrożenia i obniża koszty w porównaniu z tradycyjnymi projektami dostosowania systemów ERP.

Podsumowanie: Workflow jako fundament efektywności

Workflow w TRIVA to odpowiedź na fundamentalny problem średnich i dużych przedsiębiorstw – nadmiar administracji systemowej, która zabiera czas i uwagę pracowników od ich kluczowych zadań.

Kreatory prowadzące użytkownika krok po kroku eliminują konieczność nawigacji po rozproszonych polach formatek systemu i zapewniają kompletność danych. Automatyczne procesy biznesowe pilnują standardów obsługi i kierują zadania do właściwych osób bez ręcznej interwencji. Wizualny edytor procesów workflow daje organizacji niezależność i zwinność – możliwość błyskawicznej adaptacji procesów bez oczekiwania na wsparcie zewnętrzne.

Efekt? Zespoły operacyjne skupiają się na pracy merytorycznej, zarząd ma pełny wgląd w tempo procesów, a cała organizacja zyskuje przewidywalność i skalowalność operacyjną.

Jeśli chcesz sprawdzić, jak workflow w TRIVA może usprawnić procesy w Twojej firmie, skontaktuj się z nami – porozmawiamy o Twoich kluczowych przepływach i omówimy konkretne możliwości optymalizacji.

Odkryj więcej w serii "Potęga standardu TRIVA"

Ten artykuł to część szerszej serii poświęconej możliwościom TRIVA ERP. Jeśli chcesz pogłębić wiedzę o tym, jak system wspiera efektywność operacyjną, zapoznaj się z pozostałymi publikacjami: