Z artykułu dowiesz się m.in.: 

• dlaczego zarządzanie leasingiem w Excelu przestaje być bezpieczne w obliczu JPK_ST_KR, 

• jak zbudować kokpit zarządzania umowami leasingowymi bez pisania kodu, 

• czym różni się "prowadzić ewidencję leasingu" od "mieć pełną kontrolę nad cyklem życia umów", 

• jakie automatyzacje eliminują ręczne księgowania i ryzyko błędów podatkowych, 

• jak technologia low-code zamienia rozproszony proces w spójne centrum dowodzenia. 
  

Leasing w 2026: kiedy zgodność z przepisami spotyka się z ergonomią pracy 

 

Leasing w 2026: kiedy zgodność z przepisami spotyka się z ergonomią pracy 

Rok 2026 przynosi fundamentalną zmianę w raportowaniu środków trwałych. Obligatoryjny JPK_ST_KR (struktura ewidencji środków trwałych dla podatników CIT) wchodzi w życie dla roku obrotowego rozpoczynającego się od 1 stycznia 2026, z terminem złożenia w marcu 2027. 

Dla firm zarządzających dziesiątkami czy setkami umów leasingowych oznacza to koniec ery "dobrych praktyk" opartych na rozproszonych arkuszach Excel i ręcznym uzgadnianiu danych między ewidencją analityczną a księgą główną. 

Ministerstwo Finansów zyskuje narzędzie do automatycznej weryfikacji każdego środka trwałego – jego wartości początkowej, metody amortyzacji, klasyfikacji podatkowej. Każda niespójność między harmonogramem leasingu w Excelu a zapisami w księgach staje się natychmiast widoczna. 

Równolegle, zbliżająca się wycena leasingu zgodnie z MSSF 16, funkcjonalności którą TRIVA udostępni w pierwszym kwartale 2026 r., stawia dodatkowe wymogi przed firmami raportującymi w standardach międzynarodowych. Standard ten eliminuje w bilansie podział na leasing operacyjny i finansowy dla leasingobiorców, wymagając skomplikowanych algorytmów wyceny prawa do użytkowania (Right-of-Use Asset) oraz zobowiązań leasingowych. 

Co to oznacza w praktyce? 

Że codzienna praca z umowami leasingowymi musi się zmienić z reaktywnej na proaktywną. Z ewidencyjnej na zarządczą. Z rozproszonej na scentralizowaną. 

Niewidzialne koszty rozproszenia 

Zanim przejdziemy do rozwiązań, warto nazwać problem wprost. 

Typowy scenariusz zarządzania leasingiem w firmach średniej wielkości wygląda następująco: 

Krok 1: Wprowadzenie umowy  

Umowa leasingowa trafia do księgowości. Ktoś dodaje nowy wiersz w arkuszu Excel "Leasing_2026_FINAL_v3.xlsx". Przepisuje numer umowy, datę, wartość. 

Krok 2: Harmonogram spłat  

Leasingodawca przesyła harmonogram w PDF. Ktoś go przepisuje do kolejnego arkusza lub – jeśli ma szczęście – importuje z pliku dostarczonym przez finansującego. 

Krok 3: Księgowanie rat  

Co miesiąc, po otrzymaniu faktury, ktoś szuka tej umowy w Excelu, sprawdza wartość kapitału i odsetek, ręcznie rozdziela ratę, wprowadza do systemu księgowego, pilnuje limitu 100 000 zł dla samochodów osobowych (nowe przepisy od stycznia 2026), przelicza proporcję VAT 50% lub 100%. 

Krok 4: Aneksowanie  

Firma decyduje się przedłużyć leasing. Trafia aneks. Ktoś modyfikuje Excel, próbując nie nadpisać poprzednich danych, bo audytor może pytać o historię. 

Krok 5: Raportowanie  

Koniec roku. Trzeba wygenerować JPK_ST_KR. Księgowa próbuje uzgodnić dane z Excela z księgą główną. Znajduje rozbieżności. Szuka przyczyn. Naprawia. Sprawdza ponownie. 

Ten proces ma trzy fundamentalne problemy: 

1. Ryzyko błędu: według analiz rynkowych, od 88 do 94% arkuszy finansowych zawiera istotne błędy. Dla kontrolera zarządzającego setkami umów w Excelu, prawdopodobieństwo pomyłki jest statystycznie bliskie pewności. 

1. Strata czasu: każde ręczne przepisanie, każde szukanie umowy w wielu plikach, każde uzgadnianie między systemami to minuty, które się sumują. Tygodniami. Miesięcznie. 

1. Brak kontroli: gdy dane żyją w wielu miejscach (Excel, system księgowy, e-mail, PDF od leasingodawcy), nikt nie ma pewności, która wersja jest aktualna. Szczególnie przy aneksach i korektach. 

System TRIVA podchodzi do tego wyzwania inaczej – dla nas problemem nie jest tylko zgodność z JPK_ST_KR, ale odzyskanie kontroli nad całym procesem. 

Filozofia centrum dowodzenia: wszystko w jednym miejscu 

W poprzednim artykule o personalizowanych kokpitach pokazaliśmy, jak TRIVA ułatwia budowanie spersonalizowanych interfejsów agregujących wszystkie potrzebne dane i funkcje w jednym miejscu. Ta filozofia znajduje szczególnie mocne zastosowanie w zarządzaniu leasingiem.  

System TRIVA dostarcza gotowy kokpit "Umowy leasingowe". Nie jest to osobna aplikacja ani moduł wymagający dodatkowego wdrożenia. To standardowy kokpit TRIVA, który można otworzyć tak samo jak każdy inny widok systemu. I – co kluczowe – można go dostosować do własnych potrzeb bez angażowania działu IT ani firmy wdrożeniowej. 

Architektura jednego źródła prawdy 

Zobaczmy, jak wygląda podejście TRIVA do zarządzania leasingiem – nie przez pryzmat techniczny, ale przez pryzmat codziennej pracy głównej księgowej czy kontrolera finansowego. 

Cel nadrzędny: Jedno źródło prawdy (Single Source of Truth). 

Zamiast rozproszonej wiedzy między arkuszami Excel, systemem księgowym, plikami PDF i e-mailami – wszystko dzieje się w jednej bazie danych. Jedna umowa. Jeden harmonogram. Jedna historia zmian. Jeden punkt kontroli. 

Kokpit "Umowy leasingowe" integruje naturalny przepływ pracy: 

• Lista wszystkich umów z jasną informacją o statusie (aktywna, zakończona, aneksowana), 

• Dedykowane czynności dla obsługi cyklu życia (wprowadź umowę, nalicz ratę, dodaj aneks, wydrukuj harmonogram), 

• Kontekstowy podgląd szczegółów – wartość kapitału i odsetek pozostała do spłaty, informacja o finansującym, data następnej raty, 

• Natychmiastowy dostęp do dokumentów – harmonogramów, rat leasingowych, rozrachunków. 
  
  

 

Kokpit "Umowy leasingowe" – centralne miejsce zarządzania wszystkimi kontraktami leasingowymi w systemie TRIVA 

Co ważne, użytkownicy mogą wzbogacić ten widok o elementy ułatwiające im pracę – na przykład listę dokumentów rozrachunkowych pokazującą aktualne salda z leasingodawcami, czy szybkie przejście do dedykowanego kokpitu rozliczenia umów. 

Cały proces – od wprowadzenia umowy do automatycznego wygenerowania płatności – realizuje się w jednym kontekście. Bez przełączania między aplikacjami. Bez szukania plików. Bez gubienia wątku. 

Inteligentne automatyzacje: system pilnuje przepisów za Ciebie 

Jedną z najbardziej docenianych przez użytkowników cech modułu leasingowego w TRIVA jest to, że system zna polskie przepisy i stosuje je automatycznie. 

Limity podatkowe dla samochodów osobowych 

Od 1 stycznia 2026 obowiązują nowe limity kosztów leasingu pojazdów: 

• 100 000 PLN dla pojazdów spalinowych i standardowych hybryd 

• 150 000 PLN dla pojazdów niskoemisyjnych (PHEV) 

• 225 000 PLN dla elektrycznych i wodorowych 

Krytycznie – brak przepisów przejściowych dla leasingu operacyjnego. Wszystkie raty od 1 stycznia 2026 podlegają nowym limitom, niezależnie od daty zawarcia umowy. 

W Excelu oznacza to: ręczne sprawdzanie wartości każdego pojazdu, ręczne wyliczanie proporcji kosztu uzyskania przychodu, ręczne pilnowanie zmiany limitu na przełomie roku, ryzyko pomyłki przy każdym księgowaniu. 

W TRIVA oznacza to: system sam rozpoznaje typ pojazdu na podstawie wprowadzonej wartości, automatycznie stosuje odpowiedni limit, wylicza proporcję KUP i odliczenia VAT (50% lub 100%), aktualizuje harmonogram przy każdej zmianie przepisów przez producenta. 

Użytkownik wprowadza dane raz. System pilnuje zasad za niego. 

Automatyczne generowanie dokumentów księgowych 

 Po zatwierdzeniu raty leasingowej (RL), automatycznie pojawia się ona w ewidencji księgowej, gdzie następuje jej zaksięgowanie:  

• W leasingu finansowym – system automatycznie generuje dokument Polecenia Księgowania (PK) wraz z płatnością do leasingodawcy, 

• W leasingu operacyjnym – dokument raty leasingowej może zostać powiązany z fakturą zakupu dostarczoną przez leasingodawcę. 

To nie jest kosmetyczna oszczędność czasu. To fundamentalna zmiana w architekturze bezpieczeństwa procesu. 

W tradycyjnym przepływie: 

1. Księgowa sprawdza harmonogram w Excelu 

1. Dzieli ratę na kapitał i odsetki 

1. Przepisuje kwoty do systemu księgowego 

1. Sprawdza limit podatkowy 

1. Tworzy polecenie księgowania 

1. Generuje płatność 

1. Aktualizuje arkusz (jeśli znajdzie na to czas przy innych obowiązkach) 

Każdy z tych kroków to punkt potencjalnego błędu. 

W TRIVA ERP: 

1. Użytkownik zatwierdza ratę 

1. System robi resztę 

To jest właśnie synergia, o której pisaliśmy w artykule o integracji BI z ERP. Dane nie żyją w oderwaniu. Harmonogram w module leasingowym jest tym samym, co dokument księgowy. Wszystko jest spójne, wszystko jest aktualne, wszystko jest audytowalne.  

Pełna historia zmian: aneksowanie bez chaosu 

Jednym z największych wyzwań w długoterminowym zarządzaniu leasingiem jest obsługa zmian. Przedłużenia umowy. Zmiany wartości wykupu. Korekty po negocjacjach warunków. 

W świecie arkuszy kalkulacyjnych każda zmiana to dylemat: czy nadpisać poprzednie dane (i stracić historię), czy tworzyć nowy arkusz (i stracić spójność)? 

 TRIVA ERP rozwiązuje ten problem systemowo: każda formalna zmiana umowy jest dokumentowana jako aneks, zachowując pełną historię poprzednich wersji. Oprócz tego system umożliwia również zwykłe korekty danych – bez tworzenia aneksu – gdy trzeba poprawić błąd techniczny czy uzupełnić informację. 

Aneks tworzy nową wersję harmonogramu, zachowując pełną historię poprzednich. Można w każdej chwili odtworzyć, jak wyglądał plan spłat przed zmianą. Można prześledzić, które raty zostały naliczone, według której wersji umowy. 

Co kluczowe z perspektywy compliance: harmonogram zbiorczy w systemie ERP TRIVA pozwala zobaczyć ewolucję umowy w czasie. To jest dokładnie to, czego mogą szukać audytorzy czy kontrolerzy skarbowi – nie tylko aktualny stan, ale ścieżka, którą firma przeszła. 

Dla głównej księgowej czy kontrolera finansowego to ogromna ulga. Pytanie "jak to wyglądało w lipcu 2025?" nie wymaga archeologii w starych plikach. Wymaga jednego kliknięcia w systemie. 

Low-code w praktyce: dostosuj kokpit w dwie minuty 

Gotowy kokpit Umowy leasingowe w TRIVA jest zaprojektowany z myślą o typowych przepływach pracy. Dla większości organizacji będzie działać bez modyfikacji. 

Ale co, jeśli Twoja praca wymaga czegoś więcej? Co, jeśli chcesz widzieć dodatkową informację, zmienić układ elementów, dodać szybkie przejście do analizy kosztów? 

W tradycyjnym systemie ERP odpowiedź brzmi: "Zgłoszenie do działu IT" lub "Konsultacja z partnerem wdrożeniowym o zakresie modyfikacji". 

W systemie ERP TRIVA odpowiedź brzmi: Kliknij "Projektuj" i zrób to sam. 

Przykład: dodanie listy dokumentów rozrachunkowych 

Wyobraźmy sobie hipotetyczną sytuację: osoba pracująca z kokpitem leasingowym zauważa, że często musi sprawdzać aktualne salda z poszczególnymi leasingodawcami. Przechodzi do osobnego widoku rozrachunków, szuka kontrahenta, sprawdza saldo, wraca do kokpitu leasingowego. 

To dodatkowe przeklikiwanie. Dodatkowe przerywanie kontekstu myślowego. Gdy robi się to kilka razy dziennie, kilkadziesiąt razy w miesiącu – zaczyna to irytować. 

Rozwiązanie w TRIVA jest proste: 

1. Wejdź w tryb "Projektuj" w kokpicie 

1. Z biblioteki gotowych elementów wybierz predefiniowany wzorzec "Lista dokumentów rozrachunkowych" 

1. Przeciągnij i upuść w wybranym miejscu na ekranie 

1. Dopasuj rozmiar, żeby dobrze współgrał z listą umów 

1. Zapisz 

Czas operacji: minuty. 

Efekt: teraz salda z leasingodawcami są widoczne na tym samym ekranie co lista umów. Zero przeklikiwania. Pełna kontrola finansowa w jednym widoku. 

Przykład: szybkie przejście do szczegółowego rozliczenia 

Inny scenariusz: kontroler finansowy potrzebuje często sprawdzać szczegółowe informacje o rozliczeniach konkretnej umowy – pełny harmonogram spłat, powiązane płatności, podział na kapitał i odsetki. 

Zamiast każdorazowo nawigować przez menu systemu, może dodać do głównego kokpitu kafelek "Kokpit rozliczenia umów leasingowych" – przycisk szybkiego przejścia, który natychmiast przenosi do dedykowanego widoku szczegółowego. 

Dzięki automatycznemu filtrowaniu kontekstowemu, gdy wybierzesz umowę z głównej listy i klikniesz to szybkie przejście, system od razu pokaże dane dotyczące tej konkretnej umowy. Nie musisz szukać jej ponownie w kolejnym widoku. 

 

Kokpit "Rozliczenia umów leasingowych" – szczegółowy widok harmonogramu spłat, dokumentów rozrachunkowych i pełnej historii płatności dla wybranej umowy 

To jest właśnie istota low-code w TRIVA ERP: adaptacja systemu do sposobu myślenia użytkownika, nie odwrotnie. 

Jak pokazaliśmy w artykule o wysyłaniu faktur do KSeF, ta filozofia sprawdza się w każdym obszarze systemu. Czy to ewidencja leasingu, czy compliance z KSeF – zasada jest ta sama: narzędzie służy człowiekowi, nie człowiek narzędziu.  

 

Bezpieczeństwo bez sztywności: kontrola IT + elastyczność biznesu 

Może pojawić się pytanie: jeśli każdy użytkownik może modyfikować kokpity, dodawać elementy, zmieniać układy – czy to nie grozi chaosem? Czy nie stracimy kontroli nad tym, kto co widzi i może edytować? 

Odpowiedź: architektura bezpieczeństwa w TRIVA ERP jest niezależna od elastyczności interfejsu. 

Dział IT nadal kontroluje: 

• kto ma dostęp do jakich danych (struktura uprawnień), 

• kto może edytować umowy leasingowe (uprawnienia operacyjne), 

• kto może zatwierdzać raty i generować płatności (workflow zatwierdzania), 

• jakie pola są obowiązkowe przy wprowadzaniu umowy (walidacja danych). 

Użytkownicy końcowi kontrolują: 

• jak dane są prezentowane (układy kokpitów), 

• jakie widoki i filtry stosują (personalizacja), 

• które skróty i szybkie przejścia są im potrzebne (optymalizacja przepływu pracy), 

Te dwa światy się nie kłócą. Wręcz przeciwnie – współpracują. 

IT zapewnia bezpieczeństwo i integralność danych. Biznes zyskuje swobodę w dostosowywaniu narzędzi do swoich potrzeb. 

Konkretnie w kontekście leasingu: użytkownik może zbudować kokpit pokazujący umowy, do których ma uprawnienia. Ale nie zobaczy umów spoza swojego zakresu odpowiedzialności, nawet gdyby próbował dodać je do widoku. System po prostu nie zwróci tych danych. 

Integracja z księgą inwentarzową: zamknięcie cyklu 

Zarządzanie leasingiem nie kończy się na harmonogramie spłat. Przedmioty leasingowe to często środki trwałe, które muszą być ewidencjonowane w księdze inwentarzowej. 

TRIVA ERP zamyka ten cykl naturalnie: umowy leasingowe można powiązać z kartotekami środków trwałych bezpośrednio z poziomu kokpitu. 

Proszę sobie wyobrazić firmę, która leasinguje samochód w formie leasingu finansowego. Przy wprowadzaniu umowy leasingowej użytkownik albo wybiera już istniejący środek trwały z księgi inwentarzowej, albo – jeśli to nowy pojazd – tworzy kartotekę środka trwałego bezpośrednio z formularza umowy. To powiązanie jest kluczowe, ponieważ w leasingu finansowym środek jest amortyzowany przez leasingobiorcę i musi być ewidencjonowany w księdze inwentarzowej. W przypadku leasingu operacyjnego środek pozostaje w aktywach leasingodawcy, ale może zostać prowadzony w systemie jako kartoteka pozabilansowa – co pozwala na ewidencjonowanie pojazdu w celach zarządczych (np. kontrola przeglądów, ubezpieczeń) bez ujmowania go w bilansie. 

System automatycznie powiązuje te dwa obiekty. Harmonogram leasingu "wie", do jakiego środka trwałego się odnosi. Środek trwały "wie", że jest finansowany leasingiem. 

Rezultat: gdy przychodzi czas na raportowanie JPK_ST_KR, system ma pełny obraz – wartość środka, metodę amortyzacji, źródło finansowania, harmonogram spłat. Wszystko spójne. Wszystko w jednym miejscu. 

To eliminuje jeden z najczęstszych problemów przy rozproszonych danych: sytuację, gdy ewidencja księgowa mówi jedno, a harmonogram leasingu coś innego. 

Leasing w walucie obcej: automatyka przeliczeń 

Dla firm współpracujących z międzynarodowymi leasingodawcami lub leasingujących sprzęt w walutach obcych, system ERP TRIVA oferuje pełną obsługę leasingu walutowego. 

System automatycznie: 

• przelicza raty po aktualnym kursie, 

• wylicza różnice kursowe, 

• generuje prawidłowe księgowania uwzględniające przepisy o różnicach kursowych. 

Użytkownik wprowadza harmonogram w walucie obcej. System pilnuje zasad przeliczania zgodnie z polskimi przepisami podatkowymi. 

Kolejna warstwa automatyzacji, która zdejmuje odpowiedzialność z człowieka i przekłada ją na algorytm – przewidywalny, powtarzalny, audytowalny. 

Gotowość na MSSF 16: inwestycja w przyszłość 

Warto wspomnieć o elemencie strategicznym: w pierwszym kwartale 2026 r. TRIVA ERP udostępni funkcjonalność wyceny leasingu zgodnie z MSSF 16. 

Dla firm, które mogą w przyszłości raportować w standardach międzynarodowych (na przykład wchodząc do grupy kapitałowej zagranicznego właściciela, czy planując wejście na giełdę), oznacza to spokój. 

Nie będzie konieczności wymiany systemu ani implementacji zewnętrznych narzędzi do wyceny. Wystarczy aktywacja funkcjonalności w już używanym ERP. 

MSSF 16 wymaga wyceny "prawa do użytkowania" aktywów leasingowych oraz zobowiązań leasingowych z uwzględnieniem stopy dyskontowej. To skomplikowane obliczenia, których ręczne wykonywanie jest praktycznie niemożliwe dla większych portfeli umów. 

TRIVA te algorytmy wbuduje w system. Użytkownik poda parametry umowy (okres, raty, opcje przedłużenia), system wyliczy wycenę bilansową. 

To jest właśnie różnica między "mieć system do ewidencji leasingu" a "mieć system gotowy na przyszłość". 

Raportowanie i analiza: od harmonogramu do strategii 

Kokpit "Umowy leasingowe" w TRIVA to nie tylko narzędzie operacyjne. To także punkt wyjścia do analiz strategicznych. 

System pozwala na szybkie generowanie: 

• zbiorczych zestawień wszystkich umów (wartości, terminy, finansujący), 

• szczegółowych harmonogramów spłat dla wybranej umowy lub grupy umów, 

• analiz cash flow – ile kapitału i odsetek zostało do spłaty w danym okresie, 

• porównań kosztów leasingu między różnymi leasingodawcami. 

Co ważne, dane z modułu leasingowego można wykorzystać w kokpitach BI – wizualizując na wykresach strukturę zobowiązań leasingowych, rozkład spłat w czasie, udział poszczególnych rodzajów aktywów w portfelu. 

Jak pisaliśmy w artykule o synergii BI z kokpitami TRIVA, połączenie danych operacyjnych z analityką biznesową otwiera nowe perspektywy decyzyjne.  

Zamiast pytania "ile mamy umów leasingowych?" pojawiają się pytania strategiczne: "czy struktura naszego finansowania jest optymalna?", "czy powinniśmy rozważyć zakup zamiast leasingu dla tej kategorii aktywów?" 

Praktyczne kroki: od decyzji do efektu 

Jeśli czytasz ten artykuł pod koniec lutego 2026, do terminu złożenia JPK_ST_KR za rok 2026 pozostało jeszcze ponad dwanaście miesięcy (termin: marzec 2027). To wystarczająco dużo czasu, by przeprowadzić transformację z rozproszonych arkuszy Excel do zintegrowanego systemu zarządzania leasingiem. Ale też wystarczająco mało, by nie odkładać decyzji. 

Krok 1: Audyt obecnego stanu 

Zacznij od zrozumienia, jak obecnie wygląda zarządzanie leasingiem w organizacji: 

• Ile umów leasingowych jest aktywnych? 

• Kto w organizacji zajmuje się ich obsługą? 

• Gdzie dane są przechowywane (Excel, system ERP, pliki PDF)? 

• Jak wygląda proces księgowania rat? 

• Czy są problemy z uzgadnianiem danych między różnymi źródłami? 

Krok 2: Wybór odpowiedniego rozwiązania 

Nie wszystkie systemy ERP podchodzą do leasingu jednakowo. Kluczowe pytania przy wyborze: 

• Czy system obsługuje pełny cykl życia umowy (wprowadzenie, harmonogram, aneksy, rozliczenie)? 

• Czy automatycznie stosuje limity podatkowe i przelicza proporcje KUP/VAT? 

• Czy generuje automatyczne księgowania i płatności? 

• Czy jest gotowy na MSSF 16 (jeśli to jest istotne dla firmy)? 

• Czy użytkownicy mogą dostosować interfejs bez pomocy IT? 

Krok 3: Migracja danych 

Transfer danych z Excela do systemu może wydawać się zniechęcający, ale TRIVA oferuje import harmonogramów spłat bezpośrednio z arkuszy kalkulacyjnych. 

Nie trzeba przepisywać każdej raty ręcznie. System może zaimportować gotowy harmonogram otrzymany od leasingodawcy (lub stworzony wcześniej w Excelu), a następnie automatycznie naliczać kolejne raty i generować dokumenty księgowe. 

To znacznie przyspiesza proces wdrożenia. 

Krok 4: Szkolenie zespołu i budowa kokpitów 

Nawet najlepszy system jest bezużyteczny, jeśli ludzie nie wiedzą, jak z niego korzystać. Ale szkolenie z TRIVA ERP nie przypomina tygodniowych sesji z tradycyjnego systemu ERP. 

Dzięki intuicyjności kokpitów i możliwości personalizacji, użytkownicy szybko znajdują swój sposób pracy. Kilka godzin warsztatów praktycznych, podczas których sami budują swoje widoki, często wystarcza. 

Co ważne: można zacząć od standardowego kokpitu dostarczonego przez producenta, a dopiero po kilku tygodniach pracy, gdy użytkownicy zorientują się, czego im brakuje, dostosować go do swoich potrzeb. 

Elastyczność low-code działa właśnie tak – nie wymusza decyzji z góry, pozwala ewoluować organicznie. 

Krok 5: Optymalizacja procesów 

Po wdrożeniu, gdy podstawowe procesy już działają, przychodzi czas na głębszą optymalizację: 

• dodanie automatycznych powiadomień o zbliżających się ratach, 

• integrację z systemem bankowym dla automatyzacji płatności, 

• budowę raportów analitycznych w BI, 

• wdrożenie workflow zatwierdzania dla nowych umów. 

Piękno architektury TRIVA polega na tym, że optymalizacja nie wymaga ponownego projektu. Można dodawać kolejne elementy iteracyjnie, bez zakłócania działających już procesów. 

Podsumowanie: centrum dowodzenia zamiast bałaganu 

Zarządzanie leasingiem w 2026 r. przestało być prostą ewidencją. W obliczu JPK_ST_KR, nowych limitów podatkowych i odmiennego podejścia wg. MSSF 16, stało się obszarem wymagającym precyzji, kontroli i integracji. 

Rozproszone arkusze Excel, ręczne księgowania, brak powiązania między ewidencją środków trwałych a harmonogramami leasingu – to wszystko przestaje być "dobrą praktyką, która sprawdza się od lat". 

System ERP TRIVA, z funkcjonalnością low-code i zintegrowanym modułem zarządzania leasingiem, podchodzi do tego wyzwania nie jako do problemu compliance, ale jako do okazji do odzyskania kontroli. 

Gdy użytkownik: 

• może w dwie minuty zbudować kokpit eliminujący przeklikiwanie między oknami, 

• ma wbudowane mechanizmy bezpieczeństwa (automatyczne limity podatkowe, walidatory poprawności wprowadzanych danych z księgą inwentarzową), 

• widzi wszystko w czasie rzeczywistym – umowy, harmonogramy, rozrachunki, salda, 

• nie musi martwić się, że stara wersja arkusza Excel nadpisze nową, bo wszystko jest w jednej bazie danych 

to właśnie oznacza "funkcja Projektuj w akcji". Nie chodzi o brak kodu w sensie technicznym. Chodzi o oddanie kontroli w ręce ludzi, którzy najlepiej wiedzą, jak powinna wyglądać ich codzienna praca. 

Leasing przestaje być biurokratycznym obowiązkiem, którego się lękamy. Staje się zarządzanym obszarem, który służy realizacji strategii finansowej firmy. 

I to jest właśnie różnica między "prowadzimy ewidencję leasingu" a "mamy pełną kontrolę nad cyklem życia kontraktów". 

Najczęściej zadawane pytania (FAQ) 

1. Czy systemERPTRIVA automatycznie stosuje nowe limity podatkowe dla leasingu samochodów od 2026 r.? 

Tak. System ERP TRIVA obsługuje nowe limity podatkowe obowiązujące od stycznia 2026 r. (100 000 PLN dla spalinowych, 150 000 PLN dla niskoemisyjnych, 225 000 PLN dla elektrycznych). Użytkownik wprowadza limit ręcznie podczas zakładania umowy, a następnie system automatycznie wylicza proporcję kosztów uzyskania przychodu (KUP) oraz odliczenia VAT (50% lub 100%) na podstawie tego limitu.  

2. Czy mogę dostosować kokpit "Umowy leasingowe" bez pomocy programisty?

Tak. Dzięki funkcji "Projektuj" każdy użytkownik może samodzielnie modyfikować układ kokpitu – dodawać listy z biblioteki gotowych wzorców, przesuwać elementy, zmieniać rozmiary kafelków czy tworzyć szybkie przejścia do innych widoków. Cały proces zajmuje dosłownie dwie minuty i nie wymaga wiedzy programistycznej ani zgłoszenia do działu IT. 

3. Jak systemERPTRIVA radzi sobie z aneksowaniem umów leasingowych? 

System dokumentuje każdą zmianę umowy jako osobny aneks lub korektę, zachowując pełną historię poprzednich wersji. Można w każdej chwili odtworzyć harmonogram spłat przed modyfikacją. Harmonogram zbiorczy pokazuje ewolucję umowy w czasie – co jest kluczowe podczas audytów czy kontroli skarbowych. Nie ma ryzyka nadpisania danych, jak w arkuszach Excel. 

4. Czy TRIVAERPobsługuje wycenę leasingu zgodnie z MSSF 16? 

Tak. W pierwszym kwartale 2026 roku TRIVA udostępni funkcjonalność wyceny leasingu zgodnie z MSSF 16. System automatycznie wyliczy wycenę "prawa do użytkowania" aktywów leasingowych oraz zobowiązań leasingowych z uwzględnieniem stopy dyskontowej. To eliminuje konieczność ręcznych obliczeń lub implementacji zewnętrznych narzędzi. 

5. Jak długo trwa wdrożenie modułu zarządzania leasingiem w systemieERPTRIVA? 

Czas wdrożenia zależy od ilości umów i stopnia skomplikowania procesów, ale dzięki możliwości importu harmonogramów spłat bezpośrednio z arkuszy Excel proces jest znacznie szybszy niż w tradycyjnych systemach ERP. Szkolenie użytkowników zajmuje zazwyczaj kilka godzin warsztatów praktycznych. Kluczowa jest możliwość rozpoczęcia od standardowego kokpitu i stopniowego dostosowywania go do potrzeb – bez wymuszania wszystkich decyzji na etapie wdrożenia. 

 

Chcesz zobaczyć, jak to wygląda w praktyce? Obejrzyj nasze wideo demonstracyjne pokazujące rzeczywiste procesy zarządzania umowami leasingowymi w systemie TRIVA. 

Jeśli interesuje Cię głębsze zrozumienie filozofii personalizowanych kokpitów i technologii low-code w TRIVA, przeczytaj nasze poprzednie artykuły: 

• Personalizowane Kokpity TRIVA – wszystkie potrzebne do zarządzania dane pod ręką

• Low-code w akcji: jak TRIVA zamienia wysyłanie faktur do KSeF w naturalny przepływ pracy

• Synergia BI z Kokpitami TRIVA: Gdy Dane Zaczynają Mówić Twoim Językiem