Skąd ten obowiązek i kogo dotyczy

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 weszła w życie 6 czerwca 2023 r., a termin jej wdrożenia do polskiego porządku prawnego minął 7 czerwca 2026 r. — Polska tego terminu nie dotrzymała. Wdrożenie odbywa się dwuetapowo:

• Etap 1 (już obowiązuje, od 24 grudnia 2025 r.) — nowelizacja Kodeksu pracy dotycząca rekrutacji: pracodawca musi podać w ogłoszeniu widełki płacowe lub proponowane wynagrodzenie, nie może pytać kandydata o wcześniejsze zarobki, a nazwa stanowiska w ogłoszeniu musi być neutralna płciowo.
• Etap 2 (projekt ustawy, wciąż w toku legislacyjnym) — pełny mechanizm: obowiązkowe wartościowanie stanowisk, struktura wynagrodzeń, prawo pracowników do informacji, sprawozdawczość z luki płacowej, wspólna ocena wynagrodzeń i sankcje. Pierwsza wersja projektu opublikowana 16 grudnia 2025 r., zaktualizowana 29 kwietnia 2026 r.

Skala nie jest marginalna. Według danych GUS cytowanych w Ocenie Skutków Regulacji do projektu, obowiązek dotknie bezpośrednio ok. 17,4 tys. średnich firm (50–249 pracowników) i ok. 4,2 tys. dużych (powyżej 249) — do tego kilkanaście tysięcy podmiotów sektora publicznego. To nie jest temat zarezerwowany dla wielkich korporacji.

Sam obowiązek sprawozdawczy powstaje przy 100 pracownikach (w przeliczeniu na Roczne Jednostki Robocze), a jego częstotliwość zależy od wielkości: firmy 100–249 pracowników raportują co 3 lata, 250 i więcej — co roku. Przepisy przejściowe wprowadzają dodatkowy, osobny podział dla *pierwszego* sprawozdania: pracodawcy zatrudniający co najmniej 150 osób muszą je złożyć już do 7 czerwca 2027 r., a firmy 100–149 pracowników mają na to czas do 7 czerwca 2031 r. Jeżeli zatrudniają mniej niż 100 pracowników sprawozdanie jest dobrowolne.

Co pokazuje sprawozdanie i kiedy robi się to poważne

Projekt rozporządzenia wykonawczego definiuje precyzyjne wzory dla siedmiu wskaźników: luki płacowej wg płci (średniej i mediany), luki w składnikach zmiennych/premiowych, rozkładu kobiet i mężczyzn wg kwartyli wynagrodzenia oraz luki w podziale na kategorie pracowników wykonujących jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości.

To ostatnie jest kluczowe. Ogólna luka płacowa w Polsce ma trend malejący i jest wyraźnie niższa niż średnia unijna — w 2024 r. wyniosła 4,0% wobec 11,1% w całej UE (dla porównania: 2022 r. — 7,8%/12,2%, 2023 r. — 5,9%/11,7%). To dobra wiadomość na poziomie makro, ale nie zwalnia z obowiązku analizy wewnątrz kategorii pracowników, gdzie różnice bywają dużo większe niż wynik ogólnofirmowy — luka jest wyraźnie wyższa w sektorze prywatnym (14% w 2022 r.) i w składnikach zmiennych (premie, dodatki) niż w wynagrodzeniu zasadniczym. Niska liczba w skali kraju nie oznacza, że konkretna firma nie ma problemu dla konkretnej kategorii stanowisk.

Warto przy tym nie spłaszczać tematu do prostego równania "luka = dyskryminacja". Ekonomistka Claudia Goldin dostała w 2023 r. Nagrodę Nobla częściowo za badania pokazujące, że część luki płacowej ma wytłumaczalne przyczyny — np. przerwy w karierze związane z macierzyństwem — a nie wyłącznie nierówne traktowanie. To nie zwalnia z obowiązku analizy i uzasadnienia różnic obiektywnymi, neutralnymi płciowo kryteriami — wręcz przeciwnie, dokładnie dlatego projekt ustawy każe analizować przyczyny różnic, nie tylko samą liczbę.

Gdy luka w którejkolwiek kategorii przekroczy 5% i pracodawca nie potrafi jej uzasadnić obiektywnymi, neutralnymi płciowo kryteriami, uruchamia się dalszy proces z konkretnymi terminami: skuteczne działania zaradcze do 30 września roku, w którym przekazano sprawozdanie, i wspólna ocena wynagrodzeń z zakładową organizacją związkową do 30 listopada tego samego roku. Dane leżące u podstaw sprawozdania trzeba przechowywać 5 lat, a roszczenia pracownika z tytułu naruszenia zasady równego traktowania w wynagradzaniu przedawniają się dopiero po 3 latach.

Sankcje za niedopełnienie obowiązków — brak wartościowania stanowisk, brak dostępu pracowników do informacji, brak sprawozdania, brak wspólnej oceny — to grzywna od 2000 do 60 000 zł, wyraźnie wyższa niż standardowe kary za naruszenia prawa pracy (zwykle 1000–30 000 zł). Karane będzie też umieszczanie w umowach czy regulaminach klauzul zakazujących pracownikowi ujawniania własnego wynagrodzenia — taki zapis, jeszcze niedawno standardowy w wielu firmach, trzeba będzie usunąć. Ustawa przewiduje przy tym wyjątek: jeśli pracodawca udowodni, że naruszenie było "w oczywisty sposób niezamierzone i marginalne", podwyższona sankcja nie ma zastosowania — ale odwrócony ciężar dowodu z Kodeksu pracy obowiązuje i tak.

Jeden konkretny przypadek wart zapamiętania: pracownik wracający z urlopu macierzyńskiego lub rodzicielskiego powinien otrzymać takie wynagrodzenie, jakie otrzymywałby, gdyby nie korzystał z urlopu. Projekt ustawy dodatkowo nakazuje analizować, jaki odsetek kobiet i mężczyzn otrzymał wzrost wynagrodzenia po powrocie z takich urlopów.

Co robić już teraz, nie czekając na finalny kształt ustawy

Trzy elementy tego mechanizmu są niezależne od tego, kiedy dokładnie ustawa wejdzie w życie, i warto je budować już dziś:

1. Obiektywne, udokumentowane . Projekt wskazuje cztery kryteria bazowe: umiejętności, wysiłek, odpowiedzialność i warunki pracy — z możliwością dodania własnych, pod warunkiem że są neutralne płciowo (np. wiedza specjalistyczna). Bez tego nie da się zbudować kategorii pracowników wykonujących "jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości", która jest podstawą całego mechanizmu.
   
   
2. Kategoryzacja pracowników oparta na tym wartościowaniu, a nie na intuicji czy historycznych widełkach ustalonych "jak zawsze się ustalało".
   
   
3. Zdolność do regularnego wyliczania i monitorowania luki płacowej — rocznej i godzinowej, w ujęciu ogólnym i w podziale na kategorie — zanim stanie się to obowiązkowym sprawozdaniem z twardym terminem. Firma, która zacznie liczyć dopiero, gdy dostanie wezwanie od organu monitorującego, będzie mieć mało czasu na działania zaradcze.

To wszystko wymaga infrastruktury danych, nie tylko dobrych chęci działu HR — arkusz kalkulacyjny da się prowadzić dla kilkudziesięciu osób, ale nie dla organizacji z wieloma kategoriami pracowników i historią zmian w czasie.

Jak wygląda to w systemie ERP TRIVA

W TRIVA ten mechanizm nie jest osobnym narzędziem, tylko częścią tego samego silnika, który nalicza wypłaty. Każdy element wynagrodzenia — premia, dodatek, nadgodziny — ma w konfiguracji własny parametr "Uwzględniaj w wyliczeniu luki płacowej", ustawieniami którego decydujemy, który element faktycznie będzie wchodził do zestawienia, a który nie.

Dodatkowo w powiązaniu z kategorią pracownika opartą o wartościowanie stanowisk pracy daje dodatkowe możliwości przygotowania szerszych analiz.

Samo zestawienie luki płacowej liczy się automatycznie z danych już wprowadzonych na listach płac w ujęciu nieskorygowanym i skorygowanym wg kategorii, czy też rocznym i godzinowym. Dostęp do tych danych dla operatorów systemu jest przy tym osobno kontrolowany, niezależnie od standardowych uprawnień do wypłat.  Zestawienie luki można bezpiecznie udostępnić pracownikom przez Pulpit Pracownika, z potwierdzeniem odbioru zapisywanym w elektronicznej dokumentacji pracowniczej — czyli z gotowym śladem audytowym, a nie tylko deklaracją zgodności.

Dodatkowo widełki wynagrodzenia zdefiniowane na stanowisku mogą zostać użyte do ogłoszenia o pracę razem z neutralną płciowo nazwą stanowiska. To ten sam obowiązek jawności na etapie rekrutacji, który obowiązuje już od 24 grudnia 2025 r. — realizowany w tym samym systemie, który liczy lukę płacową, nie w osobnym narzędziu do rekrutacji.

Firmy, które zaczną budować tę zdolność teraz, w 2027 czy 2031 roku będą po prostu odhaczać kolejny obowiązek sprawozdawczy — nie zaczynać przygotowań pod presją terminu.